Die Regel: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums
Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten rechnest du jährlich ab. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 BGB).
- Abrechnungszeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2025 → Frist endet am 31.12.2026.
- Abrechnungszeitraum 01.07.2025 bis 30.06.2026 → Frist endet am 30.06.2027.
Der Abrechnungszeitraum muss nicht das Kalenderjahr sein, darf aber zwölf Monate nicht überschreiten. Bei vermieteten Eigentumswohnungen ist es praktisch fast immer das Kalenderjahr, weil auch die Hausgeldabrechnung der WEG so läuft.
Deine Frist rechnest du mit dem Fristenrechner in Sekunden aus.
Es zählt der Zugang beim Mieter
Entscheidend ist nicht, wann du die Abrechnung abschickst, sondern wann sie beim Mieter ankommt. Ein Brief, der am 31.12. eingeworfen wird, aber erst nach Silvester im Briefkasten landet, ist zu spät. Im Streit musst du den Zugang beweisen.
- Plane mindestens ein bis zwei Wochen Puffer ein.
- Sichere den Zugang, etwa per Bote mit Protokoll oder per Einwurf-Einschreiben.
- Bewahre eine Kopie der Abrechnung und den Nachweis auf.
Was passiert, wenn du die Frist verpasst?
Nach Ablauf der Frist kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen — es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Das ist eng gefasst. Ergibt die Abrechnung dagegen ein Guthaben für den Mieter, musst du es auch nach Fristablauf auszahlen.
Bei vermieteten Eigentumswohnungen ist das ein typischer Stolperstein: Die Hausgeldabrechnung der WEG kommt oft spät. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs entschuldigt das die Verspätung aber nicht ohne Weiteres. Frag deine Verwaltung früh nach der Jahresabrechnung und halte nach, wenn sie ausbleibt.
Und die Frist für den Mieter?
Auch der Mieter hat eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung muss er spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen. Danach kann er sie in der Regel nicht mehr geltend machen — außer, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Wie Mietwalter dir die Frist abnimmt
Mietwalter kennt den Abrechnungszeitraum jeder Einheit und legt die fällige Nebenkostenabrechnung rechtzeitig als Vorgang an. Er zeigt dir, welche Belege noch fehlen — etwa die Hausgeldabrechnung — und bereitet den Entwurf vor, sobald alles da ist. So funktioniert die Nebenkostenabrechnung in Mietwalter.
Häufige Fragen
Gilt die Frist auch, wenn die WEG-Abrechnung noch fehlt?
Ja. Die Frist läuft unabhängig davon, wann die Hausgeldabrechnung kommt. Dass die Verwaltung spät dran ist, entschuldigt die Verspätung nach der Rechtsprechung nicht ohne Weiteres.
Muss ich ein Guthaben auch nach der Frist auszahlen?
Ja. Die Frist schließt nur Nachforderungen des Vermieters aus. Ein Guthaben des Mieters bleibt fällig.
Fällt die Frist auf ein Wochenende, verlängert sie sich dann?
Darauf solltest du dich nicht verlassen. Rechne mit dem Ende des zwölften Monats und plane genug Puffer für den Zugang ein.
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall — etwa bei abweichenden Klauseln im Mietvertrag — hilft ein Mieterverein, Haus & Grund oder eine Kanzlei für Mietrecht.